L’appel de fonds découle d’une décision votée
Quelques semaines après l’assemblée générale, le courrier arrive : un appel de fonds pour gros travaux, avec un montant qui dépasse de loin les charges habituelles. Ravalement, toiture, ascenseur, réseau d’eau, isolation. La première réaction est souvent la surprise, parfois la colère. Pourtant, cet appel ne tombe pas du ciel. Il est la suite directe d’une décision que l’assemblée a prise, et c’est en relisant cette décision qu’on le comprend.
Dans une copropriété, les dépenses se rangent en deux familles. Les dépenses courantes d’entretien et de fonctionnement sont couvertes par le budget prévisionnel, voté chaque année et appelé par provisions régulières. Les gros travaux, eux, sortent de ce budget : ils font l’objet d’un vote à part, d’un financement à part, et d’appels de fonds spécifiques.
Le principe à retenir est simple : sans vote de l’assemblée, pas d’appel de fonds pour travaux. Le syndic n’a pas le pouvoir de décider seul d’un chantier important, et donc pas celui d’en réclamer le prix. Il exécute une décision. Si vous ne trouvez aucune résolution qui corresponde à l’appel reçu, c’est la première question à lui poser. Seuls les travaux urgents nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble obéissent à des règles particulières, et même alors l’assemblée est appelée à se prononcer.
Cette page suit l’appel de fonds depuis le vote jusqu’au paiement : ce que l’assemblée décide en même temps que les travaux, comment lire son appel, quelle clé de répartition s’applique, qui paie en cas de vente, et ce qu’on peut faire quand le montant est difficile à réunir. Elle ne donne aucun montant, aucun pourcentage et aucun délai. Ces éléments dépendent de votre immeuble, de vos travaux et de la loi en vigueur, et ils se lisent dans le procès-verbal, le règlement de copropriété et la convocation.
Ce que l’assemblée vote en même temps que les travaux
Une résolution de travaux bien rédigée ne se contente pas de dire « l’assemblée décide de refaire la toiture ». Elle fixe tout ce qui permettra ensuite au syndic d’appeler les fonds. En relisant le procès-verbal, cherchez les éléments suivants.
La nature et l’étendue des travaux. Ce qui sera fait, sur quelle partie de l’immeuble, d’après quel devis ou quel descriptif. Ces précisions déterminent la majorité requise et la clé de répartition applicable.
Le budget voté. Le montant des travaux retenu, souvent assorti des frais annexes : honoraires de l’architecte ou du maître d’œuvre, assurance spécifique du chantier, honoraires du syndic pour le suivi des travaux. Ces honoraires du syndic se votent eux aussi, en même temps que les travaux. Un appel qui contient un poste absent de la résolution mérite une explication.
Le calendrier des appels de fonds. L’assemblée fixe les dates auxquelles les sommes deviennent exigibles, et la fraction du budget appelée à chaque date. C’est ce qu’on appelle l’échéancier. Il suit souvent l’avancement prévu du chantier : une part au démarrage, d’autres en cours de route, le solde à la réception. Le syndic ne peut pas avancer ces dates de son propre chef.
Les modes de financement. L’assemblée peut décider de mobiliser tout ou partie du fonds de travaux de la copropriété, de recourir à un emprunt collectif, de solliciter des aides publiques. Chacune de ces décisions réduit ou étale ce qui sera demandé à chacun, et chacune se vote.
Si l’une de ces informations manque dans le procès-verbal, l’appel de fonds sera plus difficile à vérifier. C’est la raison pour laquelle le conseil syndical, quand il existe, relit le projet de résolution avant l’envoi de la convocation : une résolution précise évite des mois de contestation.
Lire son appel de fonds
Un appel de fonds pour travaux ressemble à un appel de charges ordinaire, mais il porte des mentions propres. Prenez le courrier, le dernier procès-verbal et le règlement de copropriété, et vérifiez ligne par ligne.
La référence à la décision. L’appel doit permettre de retrouver la résolution qui l’autorise : date de l’assemblée, intitulé des travaux, parfois numéro de la résolution. C’est le lien entre ce que vous payez et ce qui a été voté.
Le montant total appelé pour l’immeuble à cette échéance, puis votre quote-part. La quote-part résulte de l’application de la clé de répartition à vos lots. Elle s’exprime en tantièmes, et elle doit correspondre à ceux que fixe le règlement pour la catégorie de charges concernée.
La date d’exigibilité. C’est la date à partir de laquelle la somme est due. Elle doit coïncider avec l’échéancier voté. Elle a aussi une importance particulière en cas de vente, on y revient plus bas.
La part éventuellement couverte par le fonds de travaux ou par un emprunt. Si l’assemblée a voté de les mobiliser, l’appel doit en tenir compte, ou le syndic doit expliquer comment ils seront imputés.
- la résolution qui autorise l’appel ;
- le montant appelé pour l’immeuble à cette échéance ;
- votre quote-part et la clé utilisée ;
- la date d’exigibilité, comparée à l’échéancier voté ;
- l’imputation du fonds de travaux ou de l’emprunt.
En cas d’écart, écrivez au syndic en citant la résolution et le passage du règlement que vous avez consultés. La plupart des erreurs d’appel se règlent ainsi, sans conflit, parce qu’elles viennent d’une clé mal paramétrée ou d’une échéance mal saisie.
La répartition : quelle clé, quels tantièmes
Tous les gros travaux ne se répartissent pas de la même manière. La loi distingue deux grandes catégories de charges, et le règlement de copropriété traduit cette distinction en grilles de répartition propres à votre immeuble.
Les charges générales concernent la conservation, l’entretien et l’administration des parties communes. Elles se répartissent selon les quotes-parts de parties communes attachées à chaque lot. Un ravalement de façade, une réfection de toiture ou la reprise des fondations relèvent en général de cette catégorie.
Les charges spéciales concernent les services collectifs et les équipements communs. Elles se répartissent selon l’utilité que ces services et équipements présentent pour chaque lot. Le remplacement d’un ascenseur, la rénovation d’une chaufferie collective ou la réfection d’un escalier propre à un bâtiment en sont des exemples courants. Un copropriétaire du rez-de-chaussée peut ainsi ne pas participer, ou participer moins, à certains travaux d’ascenseur, si le règlement le prévoit.
Le règlement de copropriété indique quelle grille s’applique à quel équipement, et il arrive qu’il prévoie des grilles par bâtiment ou par escalier. C’est ce document qui fait foi, pas une estimation de bon sens. Si le règlement est ancien ou ambigu, la répartition retenue pour les travaux doit être celle qu’a votée l’assemblée en connaissance de cause.
Une erreur de clé est l’une des causes les plus fréquentes de contestation d’un appel de fonds. Elle se vérifie facilement : il suffit de comparer la grille utilisée dans l’appel avec celle du règlement pour la catégorie de travaux concernée.
Vente du lot pendant les travaux : qui paie
Les gros travaux s’étalent souvent sur une longue période, et il n’est pas rare qu’un lot change de propriétaire entre le vote et la fin du chantier. La question de savoir qui paie quoi revient alors à chaque vente.
La règle qui s’applique vis-à-vis de la copropriété repose sur la date d’exigibilité. Chaque appel de fonds est dû par celui qui est propriétaire du lot à la date à laquelle la somme devient exigible, selon l’échéancier voté. Ce n’est ni la date du vote, ni la date du paiement effectif, ni la date de facturation de l’entreprise qui compte, mais bien la date d’exigibilité fixée par l’assemblée.
Le vendeur et l’acquéreur peuvent convenir entre eux d’une autre répartition. Ils le font souvent dans l’acte de vente : le vendeur prend en charge les travaux votés avant la vente, ou l’acquéreur accepte de payer les échéances futures moyennant une baisse du prix. Cet accord est valable entre eux, mais il ne s’impose pas au syndicat des copropriétaires. Le syndic continue de réclamer chaque échéance à celui qui est propriétaire à sa date d’exigibilité, et c’est ensuite aux deux parties de régler leurs comptes.
Pour l’acquéreur, la protection passe par l’information. Avant la vente, le notaire demande au syndic un état des sommes dues et des travaux votés. Lisez-le, et lisez les procès-verbaux des dernières assemblées, que le vendeur doit fournir. Un chantier voté mais pas encore appelé se repère dans ces documents bien avant la signature.
Quand on ne peut pas payer
Il arrive que le montant appelé dépasse ce qu’un copropriétaire peut réunir à la date prévue. La pire réaction est le silence. Un appel impayé déclenche des relances, puis des frais, puis une procédure, et la dette du copropriétaire pèse sur la trésorerie de tous les autres, qui doivent payer l’entreprise quoi qu’il arrive.
Le premier geste est de prévenir le syndic, par écrit, avant l’échéance. Expliquez la situation et demandez un échéancier. Le syndic peut accepter un étalement amiable, en particulier si la demande est faite tôt et si un calendrier réaliste est proposé. Le conseil syndical peut appuyer la demande. Un échéancier accordé se formalise par écrit.
Le deuxième geste est de regarder les financements collectifs. Si l’assemblée a voté un emprunt collectif, les copropriétaires peuvent en principe y adhérer individuellement, et rembourser leur part sur une durée plus longue. Si ce n’est pas le cas, rien n’empêche de demander qu’un tel emprunt soit examiné lors d’une prochaine assemblée, pour les échéances restantes.
Le troisième geste concerne les aides. Selon la nature des travaux, notamment lorsqu’ils améliorent la performance énergétique de l’immeuble, des aides publiques peuvent exister, au niveau de la copropriété ou au niveau de chaque ménage. Leurs conditions changent souvent : renseignez-vous auprès d’un service public d’information sur l’habitat, et demandez au syndic si la copropriété a déposé un dossier.
Enfin, la loi prévoit, pour certains travaux d’amélioration, une possibilité d’étalement au bénéfice des copropriétaires qui ont voté contre la décision. Les conditions sont précises et ne s’appliquent pas à tous les travaux : demandez au syndic si vos travaux sont concernés, et faites-le avant l’échéance. Si l’impayé est déjà là, les recours de la copropriété et les moyens d’en sortir sont détaillés dans les recours contre les charges impayées.
Pendant le chantier : suivre l’argent appelé
Une fois les premiers appels payés, beaucoup de copropriétaires cessent de s’y intéresser jusqu’à la fin des travaux. C’est pourtant pendant le chantier que se décide l’essentiel du coût final.
Le syndic exécute la décision : il signe les marchés avec les entreprises retenues, suit l’avancement avec le maître d’œuvre s’il y en a un, règle les factures au fur et à mesure et appelle les fonds aux dates prévues. Il doit pouvoir dire à tout moment ce qui a été appelé, ce qui a été encaissé et ce qui a été payé aux entreprises.
Le conseil syndical, quand il existe, assiste et contrôle le syndic. Il peut demander à consulter les marchés, les factures et l’état des encaissements. Il est souvent le premier à repérer un retard de paiement d’un copropriétaire, un avenant non prévu ou une dérive de calendrier. Un copropriétaire qui a une question sur le chantier a intérêt à passer par lui.
Les travaux supplémentaires sont le point le plus sensible. Une découverte en cours de chantier, une reprise imprévue, une option ajoutée : si la dépense dépasse ce que l’assemblée a voté, elle doit en principe revenir devant l’assemblée. Le syndic ne peut pas élargir seul le budget, sauf urgence. Un appel de fonds qui dépasse le montant voté sans nouvelle résolution mérite une question écrite.
À la réception des travaux, le syndic établit le décompte définitif. La somme réellement dépensée est comparée à celle qui a été appelée, et la différence fait l’objet d’un appel complémentaire ou d’un remboursement, selon le cas. Ce décompte est présenté à l’assemblée suivante avec les comptes, et c’est le dernier moment pour poser les questions restées en suspens.
Contester sans bloquer le chantier
Un copropriétaire qui estime que les travaux ont été mal votés peut contester la décision de l’assemblée en justice, dans le délai prévu par la loi, qui court à partir de la notification du procès-verbal. Ce droit est réservé, en principe, aux copropriétaires qui se sont opposés à la décision ou qui n’étaient ni présents ni représentés.
Il faut cependant distinguer la décision et l’appel. Contester la résolution ne suspend pas, à elle seule, l’obligation de payer les appels de fonds qui en découlent. Tant que la décision n’a pas été annulée, elle s’applique, et le copropriétaire qui refuse de payer s’expose aux mêmes relances que les autres débiteurs. La prudence consiste donc à payer, quitte à demander le remboursement si l’annulation est prononcée.
Contester l’appel lui-même est autre chose : il s’agit de signaler une erreur dans son calcul, sa clé ou sa date. Cette contestation se fait d’abord auprès du syndic, par écrit, en citant la résolution et le règlement. Elle ne remet pas en cause les travaux, et elle se règle presque toujours à l’amiable.
Dans les deux cas, le meilleur moment pour peser sur un appel de fonds reste l’assemblée elle-même : poser les questions sur le budget, la clé, l’échéancier et le financement avant le vote, et faire noter les réponses au procès-verbal. C’est ce que Teledis recommande à chaque copropriétaire qui reçoit une convocation à une assemblée de travaux, et la rubrique sur les votes de travaux en assemblée reprend la tenue de ces séances.
Questions fréquentes
Le syndic peut-il faire un appel de fonds pour travaux sans vote de l’assemblée ?
Non, en dehors des travaux urgents nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble, qui suivent des règles particulières. Les gros travaux et leur financement se votent en assemblée générale, et l’appel de fonds doit se rattacher à une résolution adoptée.
Qui paie l’appel de fonds en cas de vente de l’appartement ?
Vis-à-vis de la copropriété, celui qui est propriétaire à la date d’exigibilité de chaque appel, selon l’échéancier voté. Vendeur et acquéreur peuvent convenir d’une autre répartition dans l’acte, mais cet accord ne s’impose pas au syndicat.
Que faire si je ne peux pas payer les travaux de la copropriété ?
Prévenez le syndic par écrit avant l’échéance et demandez un échéancier. Renseignez-vous sur un éventuel emprunt collectif et sur les aides publiques. Pour certains travaux d’amélioration, la loi prévoit un étalement au profit des copropriétaires qui ont voté contre.
Peut-on refuser de payer si on conteste la décision des travaux ?
C’est risqué. La contestation en justice ne suspend pas, à elle seule, l’obligation de payer. Tant que la décision n’est pas annulée, les appels de fonds restent dus, et un impayé expose aux mêmes procédures que n’importe quelle dette de charges.