Le relevé de compte du syndicat arrive, et une ligne attire l’œil : un copropriétaire n’a rien versé depuis plusieurs appels de fonds. Dans une grande résidence, la dette se dilue. Dans une petite copropriété tenue par un syndic bénévole, elle se voit tout de suite : la facture d’entretien de la chaudière ne peut plus être payée, l’assurance de l’immeuble attend, les autres copropriétaires avancent pour celui qui ne paie pas. Que faire, dans quel ordre, et qui a le droit d’agir ? Cette page décrit la chronologie du recouvrement des charges de copropriété impayées, de la première relance jusqu’aux garanties qui jouent au moment de la vente du lot, et elle trace la frontière précise entre ce que le syndic fait seul et ce que l’assemblée générale doit voter. Elle ne donne ni délai, ni taux, ni montant : ces valeurs se lisent dans les textes et dans les décisions de votre syndicat.
Une charge impayée pèse sur tous les copropriétaires
Le syndicat des copropriétaires fonctionne comme une caisse commune. Chaque appel de fonds est calculé pour couvrir les dépenses votées au budget : entretien, assurance, eau des parties communes, honoraires, petits travaux. Quand un copropriétaire ne paie pas sa part, la dépense, elle, ne disparaît pas. Elle reste due au fournisseur, et c’est la trésorerie du syndicat qui absorbe le trou.
Tant que la trésorerie le permet, rien ne se voit. Puis vient le moment où le compte bancaire du syndicat ne suffit plus. Le syndic doit choisir entre retarder un paiement, ce qui expose le syndicat à des pénalités ou à une coupure de contrat, et lancer un appel de fonds supplémentaire aux autres copropriétaires. Dans les deux cas, ceux qui paient régulièrement supportent la défaillance d’un seul.
C’est la raison pour laquelle le recouvrement n’est pas une affaire privée entre le syndic et le débiteur. C’est une affaire collective, qui touche directement chaque lot. Le syndic qui laisse traîner une dette par gêne ou par voisinage rend un mauvais service à l’ensemble de la copropriété.
Réagir tôt présente un autre avantage : la dette reste petite, la discussion reste possible. Un copropriétaire en difficulté passagère trouve plus facilement une solution quand il doit un appel de fonds que lorsqu’il en doit une série. La plupart des recouvrements qui finissent devant un juge auraient pu se régler à l’amiable avec une relance envoyée au bon moment.
Le premier réflexe consiste donc à suivre les encaissements à chaque échéance, et non une fois par an au moment de la clôture des comptes. Un tableau simple, lot par lot, avec la date de chaque appel et la date de chaque paiement, suffit à repérer l’impayé dès qu’il apparaît.
Qui agit : le syndic, avec ou sans l’assemblée
La question de la compétence revient dans toutes les petites copropriétés : le syndic peut-il poursuivre un copropriétaire sans en avoir reçu l’autorisation de l’assemblée générale ? Pour le recouvrement des charges, la réponse est oui. Le syndic est chargé d’encaisser ce qui est dû au syndicat, et le recouvrement des créances fait partie des actions qu’il peut engager sans vote préalable.
Cette autonomie a une raison pratique. Si chaque relance et chaque procédure devaient attendre une assemblée, la dette aurait le temps de grossir pendant des mois. Le législateur a donc laissé au syndic la main sur cette action, qu’il soit professionnel ou bénévole. Le syndic bénévole dispose des mêmes pouvoirs que le professionnel sur ce point, et il porte les mêmes responsabilités.
Il existe en revanche une action que le syndic ne peut pas décider seul : la saisie immobilière du lot du débiteur en vue de sa vente forcée. Cette mesure, la plus lourde de toutes, exige une autorisation de l’assemblée générale. La résolution doit figurer à l’ordre du jour, être votée selon la majorité que prévoit le texte applicable, et être consignée au procès-verbal. La majorité requise se vérifie sur la convocation avant la séance.
Le conseil syndical, lorsqu’il existe, n’a pas le pouvoir d’agir à la place du syndic. Son rôle est d’assister et de contrôler. Il peut demander au syndic où en est le recouvrement, consulter les pièces, et faire inscrire la question à l’ordre du jour de la prochaine assemblée si la situation le justifie.
Le copropriétaire isolé, lui, ne peut pas poursuivre son voisin au nom du syndicat. La créance appartient au syndicat, pas à chacun de ses membres. S’il constate que le syndic reste inactif, son levier passe par le conseil syndical et par l’assemblée générale, qui peut demander des comptes au syndic, voire le remplacer.
La phase amiable : relance, échéancier, mise en demeure
Toute démarche commence par l’amiable. Elle coûte peu, elle préserve les relations de voisinage, et elle constitue souvent un préalable que le juge regardera plus tard. Trois gestes la composent.
Le premier est la relance écrite. Un simple courrier ou un message rappelle l’appel de fonds impayé, sa date, la somme due, et invite le copropriétaire à régulariser ou à prendre contact. Le ton reste neutre : on constate un retard, on n’accuse personne. Le syndic garde une copie datée de chaque relance dans le dossier du lot.
Le deuxième geste est la discussion. Un copropriétaire qui ne paie pas traverse souvent une difficulté que personne ne connaît : perte d’emploi, séparation, succession en cours. Un rendez-vous permet de le comprendre et, le cas échéant, de proposer un échéancier. L’échéancier fixe des versements et des dates, et il prévoit ce qui se passe si une échéance n’est pas honorée. Il se rédige par écrit et se signe des deux côtés : un accord oral ne prouve rien le jour où il est rompu.
Le troisième geste est la mise en demeure. Quand les relances restent sans effet, le syndic adresse au débiteur une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. Ce courrier a une portée juridique : il marque le point de départ de certaines conséquences prévues par la loi, comme les intérêts de retard ou l’ouverture de la procédure accélérée décrite plus bas. Il doit indiquer précisément les sommes réclamées, leur origine et la demande de paiement.
Une mise en demeure bien rédigée tient en une page. Elle rappelle l’identité du syndicat et du lot, liste les appels de fonds impayés avec leur date d’exigibilité, mentionne le total, demande le paiement et annonce qu’à défaut le syndic engagera une procédure. Elle ne menace pas, elle informe. Le délai laissé au débiteur et les effets attachés à la mise en demeure se lisent dans le texte applicable, et le syndic les vérifie avant l’envoi.
Le dossier amiable, une fois constitué, sert à tout ce qui suit. Relances, échéancier signé, mise en demeure et accusé de réception forment la preuve que le syndic a laissé au débiteur toutes les chances de régulariser. Un juge y est sensible, et un copropriétaire de bonne foi aussi.
La phase judiciaire : les procédures possibles
Quand l’amiable a échoué, le syndic dispose de plusieurs voies judiciaires. Le choix dépend du montant, de l’attitude du débiteur et de l’urgence. Un professionnel du droit aide à trancher, et le syndic bénévole a tout intérêt à le consulter avant d’engager une procédure qu’il ne maîtrise pas.
La première voie est l’injonction de payer. Le syndic présente une requête au tribunal compétent, avec les pièces qui prouvent la créance : règlement de copropriété, procès-verbaux d’approbation des comptes et du budget, appels de fonds, décompte, mise en demeure. Le juge statue sur dossier, sans audience. S’il fait droit à la demande, il rend une ordonnance que le syndic fait signifier au débiteur par un commissaire de justice. Le débiteur peut former opposition dans le délai indiqué dans l’acte. S’il ne le fait pas, l’ordonnance devient exécutoire.
La deuxième voie est propre à la copropriété : la procédure accélérée au fond. Lorsque la mise en demeure est restée sans effet pendant le délai prévu par la loi, le syndic peut saisir le président du tribunal judiciaire. Cette procédure présente une particularité forte : elle rend exigibles non seulement les sommes déjà échues, mais aussi les provisions du budget de l’exercice qui ne l’étaient pas encore. Le débiteur perd en quelque sorte le bénéfice de l’échelonnement des appels de fonds.
La troisième voie est l’assignation classique devant le tribunal, plus longue, réservée aux dossiers où le débiteur conteste sérieusement la dette ou sa répartition.
Une fois un titre exécutoire obtenu, l’exécution passe par le commissaire de justice. Plusieurs mesures existent :
- la saisie sur le compte bancaire du débiteur ;
- la saisie des loyers si le lot est donné en location ;
- la saisie sur les rémunérations, selon une procédure propre ;
- la saisie des biens mobiliers ;
- la saisie immobilière du lot, qui exige l’autorisation de l’assemblée générale.
À chaque étape, le débiteur peut demander au juge des délais de paiement. Le juge apprécie sa situation et peut accorder un étalement. C’est une raison de plus pour proposer un échéancier raisonnable dès la phase amiable : un débiteur qui l’a refusé obtiendra plus difficilement la clémence du juge.
Les garanties du syndicat au moment de la vente
Beaucoup de dettes de charges se règlent finalement le jour où le lot est vendu. La loi donne au syndicat des garanties qui jouent à ce moment-là, et le syndic doit les connaître pour ne pas les perdre.
La première est l’opposition sur le prix de vente. Lors d’une vente, le notaire informe le syndic de la mutation. Le syndic peut alors former opposition, c’est-à-dire demander que les sommes dues au syndicat soient prélevées sur le prix avant qu’il soit remis au vendeur. Cette opposition doit être faite dans les formes et dans le délai prévus par le texte. Un syndic qui laisse passer ce délai laisse filer le prix, et avec lui la meilleure chance de recouvrement.
La deuxième garantie est le privilège immobilier spécial dont bénéficie le syndicat pour certaines charges. Il lui permet d’être payé avant d’autres créanciers sur le prix de vente du lot. La troisième est l’hypothèque légale, que le syndicat peut faire inscrire sur le lot du débiteur pour garantir sa créance.
Ces garanties supposent un dossier tenu à jour. Quand le notaire interroge le syndic avant la vente, celui-ci doit pouvoir répondre précisément : sommes exigibles, sommes à venir, procédures en cours. Le syndic bénévole qui tient un tableau lot par lot répond en quelques minutes. Celui qui n’en a pas risque d’oublier une créance au moment précis où elle pouvait être payée.
Le syndicat ne réclame jamais ces sommes à l’acheteur pour les dettes du vendeur, sauf mécanismes particuliers qui se règlent entre les parties chez le notaire. La dette reste attachée au copropriétaire qui l’a contractée, et c’est sur le prix qui lui revient qu’elle se paie.
Ce que l’assemblée générale décide et consigne
Même si le syndic agit seul pour l’essentiel du recouvrement, l’assemblée générale garde un rôle central. C’est elle qui fonde la créance, qui contrôle l’action du syndic, et qui autorise les mesures les plus graves. On le retrouve dans toutes les décisions que prend l’assemblée des copropriétaires et de ses décisions.
Elle fonde d’abord la créance. Un appel de fonds n’est exigible que s’il repose sur un budget voté, sur des comptes approuvés ou sur des travaux décidés. Le jour où le débiteur conteste, le syndic produit les procès-verbaux qui contiennent ces votes. Un budget voté sans résolution claire, une approbation des comptes absente du procès-verbal, et c’est la base même de la dette qui vacille.
Elle s’informe ensuite. Le syndic présente la situation des impayés lors de l’assemblée, en général à l’occasion de l’approbation des comptes : montant global, nombre de lots concernés, procédures engagées. Il n’a pas à exposer la vie privée du débiteur, mais il doit permettre aux copropriétaires de mesurer l’effet des impayés sur la trésorerie commune.
Elle autorise enfin les mesures qui l’exigent. La saisie immobilière en est l’exemple principal. La résolution précise le lot visé, le montant de la créance, et donne mandat au syndic pour engager la procédure. Le copropriétaire concerné peut participer au vote selon les règles applicables, et son vote se décompte comme celui des autres.
Le procès-verbal garde la trace de tout cela. Il doit mentionner la résolution, le résultat du vote, les voix pour et contre, et les noms des opposants et des abstentionnistes, comme pour toute décision d’assemblée. Pour vérifier qu’aucune mention ne manque, reportez-vous à notre page sur le contenu d’un procès-verbal d’assemblée. Un procès-verbal incomplet fragilise l’autorisation, et une saisie fondée sur une autorisation contestable peut être remise en cause.
Les frais : qui paie le recouvrement
Le recouvrement a un coût : lettres recommandées, honoraires de commissaire de justice, frais de procédure, honoraires d’avocat. La question de savoir qui les supporte revient toujours.
La règle de principe est protectrice pour les copropriétaires qui paient. Les frais nécessaires exposés par le syndicat pour recouvrer une créance justifiée contre un copropriétaire sont imputables à ce seul copropriétaire. La mise en demeure, les relances qui la suivent, certains frais de procédure entrent dans cette catégorie. Le syndic les inscrit au compte du débiteur, et non dans les charges communes.
Tous les frais ne relèvent pas de cette règle. Les simples relances avant mise en demeure, ou les honoraires que le juge refuse de mettre à la charge du débiteur, peuvent rester des charges communes. Le décompte présenté au juge distingue donc soigneusement chaque poste.
À ces frais s’ajoutent les intérêts de retard, qui courent à partir de la mise en demeure au taux prévu par la loi, sauf clause différente du règlement de copropriété. Le syndic vérifie ce point dans le règlement avant de chiffrer sa demande.
Chez Teledis, nous voyons dans cette règle des frais une logique de bonne gouvernance : celui qui fait défaut supporte le coût de sa défaillance, et la collectivité n’a pas à payer deux fois. Encore faut-il que le syndic la connaisse et l’applique.
Questions fréquentes
Le syndic peut-il engager une procédure sans vote de l’assemblée générale ?
Oui, pour le recouvrement des charges. Le syndic peut relancer, mettre en demeure, demander une injonction de payer ou engager la procédure accélérée sans autorisation préalable. Seule la saisie immobilière du lot en vue de sa vente exige une décision de l’assemblée générale, inscrite à l’ordre du jour et consignée au procès-verbal.
Un copropriétaire peut-il refuser de payer parce qu’il conteste des travaux ?
Il peut contester la décision de l’assemblée devant le juge, dans le délai prévu par la loi, mais il ne peut pas se faire justice en suspendant ses paiements. Tant que la décision n’est pas annulée, les appels de fonds qui en découlent restent exigibles. Un refus de payer l’expose à des frais et à des intérêts supplémentaires.
Un syndic bénévole peut-il accorder un échéancier ?
Oui. Comme le professionnel, il peut convenir d’un plan de paiement avec le débiteur. L’échéancier se rédige par écrit, se signe des deux côtés et prévoit ce qui se passe en cas d’échéance manquée. Le syndic en informe le conseil syndical et en rend compte à l’assemblée lors de la présentation des impayés.
Le nouvel acheteur doit-il payer les dettes de l’ancien propriétaire ?
En principe, non. La dette reste celle du vendeur. Le syndic la récupère sur le prix de vente grâce à l’opposition qu’il forme auprès du notaire, et grâce au privilège du syndicat. C’est pourquoi le syndic doit répondre rapidement et précisément quand le notaire l’interroge avant la vente.