L’ordre du jour borne ce que le CSE peut décider
Une réunion du comité social et économique commence bien avant que ses membres s’installent autour de la table. Elle commence avec l’ordre du jour, ce document d’une ou deux pages qui liste les points à examiner. On le traite souvent comme une formalité administrative, à envoyer avec la convocation. C’est une erreur, parce que l’ordre du jour détermine en grande partie ce que le comité pourra valablement faire pendant la réunion.
Le principe est simple : le CSE délibère et vote sur les points inscrits à l’ordre du jour. Un vote sur une question qui n’y figurait pas est fragile. Il peut être contesté, notamment par l’employeur, au motif que les membres n’ont pas pu préparer la question, ou que certains d’entre eux, absents parce que le sujet ne leur paraissait pas important, n’ont pas pu s’exprimer. Le juge examine alors si la question était suffisamment liée aux points inscrits pour avoir pu être débattue.
Cette règle a une conséquence directe pour les élus. Si vous voulez que le comité vote une résolution, une expertise, une motion ou une demande d’information, il faut que le point figure à l’ordre du jour, et qu’il y figure dans une formulation qui permette le vote. Un point intitulé « questions diverses » ne permet généralement pas de prendre une décision importante. Un point intitulé « information sur la situation de l’atelier » ne permet pas toujours de voter une expertise sur cette situation.
L’ordre du jour est donc un outil, et pas seulement un document. Celui qui sait le rédiger sait préparer les décisions du comité. Celui qui le néglige découvre en réunion qu’il ne peut pas voter ce qu’il voulait.
Qui l’établit : le président et le secrétaire
L’ordre du jour de la réunion du CSE est établi conjointement par le président du comité, qui est l’employeur ou son représentant, et par le secrétaire, élu parmi les membres titulaires. Cette élaboration conjointe est la règle générale posée par le code du travail. Elle traduit un équilibre : l’employeur ne peut pas imposer seul les sujets, et les élus ne peuvent pas les imposer seuls non plus.
Dans la pratique, la co-élaboration prend des formes variées. Souvent, le président propose un projet d’ordre du jour au secrétaire, qui l’amende, ajoute des points demandés par les élus, et le renvoie. Les deux s’accordent ensuite sur une version finale, que le président transmet avec la convocation. Le règlement intérieur du CSE peut préciser cette procédure, en fixant par exemple un délai pour que le secrétaire fasse connaître ses demandes.
Le désaccord entre président et secrétaire n’est pas rare. Le président refuse d’inscrire un point demandé par les élus, ou le secrétaire refuse un point que l’employeur souhaite voir traité. Le code du travail prévoit une réponse pour une catégorie de points : ceux qui correspondent à des consultations rendues obligatoires par la loi, un accord ou un règlement peuvent être inscrits de plein droit par l’un ou l’autre. Pour les autres, le désaccord peut conduire à une procédure judiciaire, que le secrétaire ou l’employeur engage pour obtenir l’inscription ou contester un ordre du jour établi unilatéralement.
Cette possibilité de recours est rarement utilisée, et elle n’a pas vocation à l’être. Dans la plupart des comités, président et secrétaire trouvent un accord, parce que chacun a intérêt à ce que les réunions se tiennent dans de bonnes conditions. Mais savoir qu’elle existe aide à négocier.
Les points inscrits de plein droit
Certaines consultations du CSE sont obligatoires : le comité doit être consulté avant que l’employeur prenne certaines décisions, ou à intervalles réguliers sur certains sujets. Les consultations récurrentes portent notamment sur les orientations stratégiques de l’entreprise, sa situation économique et financière, et sa politique sociale. Les consultations ponctuelles portent sur des projets précis, comme une réorganisation, un licenciement collectif ou une modification importante des conditions de travail.
Ces consultations obligatoires peuvent être inscrites de plein droit à l’ordre du jour par le président ou par le secrétaire. Autrement dit, l’un ne peut pas bloquer l’inscription d’une consultation obligatoire voulue par l’autre. C’est une garantie importante pour les élus, qui peuvent exiger que le comité soit consulté quand la loi l’impose, et pour l’employeur, qui peut lancer une consultation nécessaire à un projet sans attendre l’accord du secrétaire.
La liste exacte des consultations obligatoires et leur périodicité dépendent de la taille de l’entreprise et des accords applicables. Elles se lisent dans le code du travail et dans les accords d’entreprise ou de branche qui peuvent les aménager. Plutôt que de s’appuyer sur une liste apprise de mémoire, il est utile de tenir, au sein du comité, un calendrier des consultations récurrentes, établi à partir de ces textes, et de le vérifier à chaque nouvel accord.
Pour chaque consultation, l’ordre du jour doit indiquer clairement qu’il s’agit d’une consultation, et non d’une simple information. Cette distinction compte : une consultation appelle un avis du comité, formalisé par un vote. Une information n’appelle pas d’avis. Un point inscrit comme une information ne permet pas toujours au comité de rendre l’avis qu’on attend de lui.
Ajouter un point, et le formuler
Les élus qui souhaitent voir un sujet traité en réunion le demandent au secrétaire, qui le porte dans la discussion avec le président. Le règlement intérieur peut fixer un délai pour ces demandes, avant l’envoi de l’ordre du jour. Il est utile de le respecter, et de formuler la demande par écrit, pour garder la trace de ce qui a été demandé et quand.
La formulation du point est décisive. Un bon intitulé dit ce sur quoi le comité va délibérer, et ce qu’il pourra décider. Comparez deux formulations. « Situation de l’atelier de production » permet d’en parler. « Situation de l’atelier de production : information, et vote sur le recours à un expert » permet d’en parler et de voter une expertise. La seconde formulation est plus longue, mais elle ouvre une possibilité que la première ferme.
Quand les élus envisagent une décision, ils ont donc intérêt à l’annoncer dans l’intitulé du point. Désignation d’un expert, adoption d’une motion, demande d’information complémentaire, saisine d’une commission, recours à une procédure d’alerte : chacune de ces décisions est plus solide si l’ordre du jour l’a annoncée.
- annoncer dans l’intitulé la décision envisagée ;
- distinguer information et consultation ;
- joindre les documents nécessaires à la préparation ;
- demander l’inscription par écrit, dans le délai prévu ;
- garder la trace de la demande et de la réponse.
Les documents qui accompagnent un point comptent aussi. Pour une consultation, l’employeur doit fournir des informations précises et écrites, qui permettent au comité de rendre un avis éclairé. L’ordre du jour gagne à mentionner ces documents, ou au moins à indiquer qu’ils sont joints ou disponibles dans la base de données économiques, sociales et environnementales.
Transmettre l’ordre du jour
L’ordre du jour est communiqué aux membres du comité avant la réunion, en même temps que la convocation. Il est adressé aux membres titulaires, et aux suppléants selon les règles applicables. Il est également adressé à certains interlocuteurs extérieurs, comme l’agent de contrôle de l’inspection du travail ou le médecin du travail, lorsque des points relevant de la santé, de la sécurité et des conditions de travail y figurent.
Le délai minimal de communication est fixé par le code du travail, et il peut être aménagé par le règlement intérieur ou un accord. Il vise à laisser aux membres le temps de préparer la réunion, de lire les documents et de se concerter. Un ordre du jour communiqué trop tard peut fragiliser les délibérations, et en particulier les avis rendus dans le cadre d’une consultation. Vérifiez le délai applicable dans les textes, et respectez-le avec une marge.
La forme de la transmission n’est pas toujours imposée. Le courrier, la remise en main propre et le courriel sont couramment utilisés. L’essentiel est de pouvoir prouver la date d’envoi et la réception par chaque destinataire. Un envoi par courriel avec accusé de réception, ou par une messagerie interne qui garde la trace des envois, convient en général.
L’ordre du jour ne se modifie pas après sa transmission, sauf accord entre président et secrétaire et information de tous les membres dans des conditions qui leur laissent le temps de se préparer. Un point ajouté la veille de la réunion, sans accord, est exactement le type de point dont le vote sera contesté.
En séance : tenir l’ordre du jour
Le jour de la réunion, le président conduit les débats en suivant l’ordre du jour. Il peut en modifier l’ordre de passage, avec l’accord des membres, par exemple pour permettre à un intervenant extérieur de partir plus tôt. Il ne peut pas en revanche y ajouter de nouveaux sujets sur lesquels le comité serait appelé à se prononcer.
Les questions diverses posent une difficulté récurrente. Beaucoup d’ordres du jour se terminent par un point intitulé ainsi, qui permet aux membres d’évoquer des sujets non prévus. Ce point est utile pour échanger des informations, signaler un problème, demander qu’un sujet soit inscrit à une prochaine réunion. Il ne permet pas, en principe, de prendre une décision qui engage le comité. Si un sujet évoqué en questions diverses appelle un vote, le plus prudent est de l’inscrire à l’ordre du jour d’une réunion suivante.
Il arrive qu’un point ne puisse pas être traité, faute de temps ou parce que les documents nécessaires n’ont pas été fournis. Il est alors reporté à une réunion ultérieure, et ce report est noté au procès-verbal. Un point reporté n’est pas abandonné : il doit être réinscrit, et c’est au secrétaire de veiller à ce qu’il le soit.
Le procès-verbal suit l’ordre du jour, point par point. Il indique pour chaque point ce qui a été présenté, ce qui a été débattu, et ce qui a été décidé, avec le résultat des votes. Cette correspondance entre ordre du jour et procès-verbal permet, des mois plus tard, de retrouver facilement ce que le comité a décidé sur chaque sujet.
Le cas des réunions extraordinaires
En dehors des réunions ordinaires, dont la fréquence est fixée par les textes et le règlement intérieur, le CSE peut se réunir en séance extraordinaire. Ces réunions sont souvent convoquées à la demande de la majorité des membres, ou à la suite d’un événement particulier, comme un accident grave ou un projet de réorganisation.
L’ordre du jour d’une réunion extraordinaire obéit aux mêmes principes que celui d’une réunion ordinaire, mais il est en général plus resserré. Il porte sur le ou les sujets qui ont justifié la convocation. Lorsque la réunion est demandée par les membres, les questions qu’ils ont formulées dans leur demande y sont inscrites. Il est donc important, pour les élus qui demandent une réunion extraordinaire, de formuler précisément les sujets et les décisions qu’ils envisagent, dès la demande.
Les délais de convocation peuvent être plus courts pour une réunion extraordinaire, notamment en cas d’urgence. Ils restent fixés par les textes, et il est utile de les vérifier pour éviter qu’une réunion convoquée dans l’urgence ne soit ensuite contestée.
Préparer l’ordre du jour comme un secrétaire
Pour le secrétaire du CSE, l’ordre du jour est un des leviers principaux de son action. Il permet de porter les sujets qui préoccupent les élus, de préparer les décisions et de garantir que le comité est consulté quand il doit l’être. Un secrétaire qui maîtrise cet outil gagne en efficacité, et le comité avec lui.
Quelques habitudes y aident. Tenir à jour une liste des sujets en attente, demandés par les élus ou reportés lors des réunions précédentes. Tenir le calendrier des consultations récurrentes. Rassembler les demandes des élus avant chaque réunion, dans le délai prévu. Relire le projet d’ordre du jour de l’employeur en se demandant, pour chaque point, si sa formulation permet au comité de faire ce qu’il souhaite. Et garder une trace écrite de chaque échange avec le président.
Un ordre du jour bien rédigé prépare des votes que personne ne pourra contester, et il est le complément naturel de la façon dont se déroulent les votes en réunion du CSE. C’est un savoir-faire discret, mais décisif dans la vie des instances élues. Teledis l’a vu dans bien des comités : la décision se prépare sur la page de l’ordre du jour, bien avant la réunion.
Questions fréquentes
L’employeur peut-il fixer seul l’ordre du jour du CSE ?
En principe non. L’ordre du jour est établi conjointement par le président et le secrétaire. Seules les consultations rendues obligatoires par la loi, un accord ou un règlement peuvent être inscrites de plein droit par l’un ou l’autre. En cas de désaccord sur les autres points, un recours judiciaire est possible.
Peut-on voter sur une question diverse ?
Le point des questions diverses permet d’échanger des informations et de signaler des sujets, mais il ne permet pas, en principe, de prendre une décision qui engage le comité. Si un vote est nécessaire, mieux vaut inscrire le sujet à l’ordre du jour d’une réunion suivante, avec une formulation qui annonce la décision envisagée.
Comment demander l’inscription d’un point ?
Les élus transmettent leur demande au secrétaire, de préférence par écrit et dans le délai éventuellement prévu par le règlement intérieur. Le secrétaire la porte dans l’élaboration conjointe de l’ordre du jour avec le président. Formulez le point de façon à annoncer la décision que vous souhaitez voir prise.
Que faire si l’ordre du jour arrive trop tard ?
Vérifiez le délai fixé par les textes et le règlement intérieur. Si l’ordre du jour a été transmis hors délai, les membres peuvent le signaler en début de réunion et demander que ce soit noté au procès-verbal. Les avis rendus dans ces conditions peuvent être fragilisés, en particulier dans le cadre d’une consultation.