Le scrutateur contrôle, il ne décide pas
Dans la plupart des assemblées générales, le bureau de séance comprend trois rôles. Le président conduit les débats et met les résolutions aux voix. Le secrétaire rédige le procès-verbal. Et un ou plusieurs scrutateurs veillent à la régularité des votes. Des trois, le scrutateur est celui dont on parle le moins, et pourtant c’est sur lui que repose la confiance de la salle dans chaque résultat annoncé.
Son rôle se résume en une phrase : il contrôle, il ne décide pas. Le scrutateur ne tranche aucune question de fond, ne prend pas parti dans les débats, n’interprète pas les statuts. Il vérifie que les membres qui votent ont le droit de voter, que chaque voix est comptée une fois et une seule, et que le résultat annoncé correspond au décompte réel. C’est un témoin actif, chargé de pouvoir dire, si on le lui demande plus tard, que les choses se sont passées comme le procès-verbal l’affirme.
Cette fonction de témoin explique pourquoi on choisit souvent les scrutateurs parmi les membres eux-mêmes, et non parmi les dirigeants. Un scrutateur qui serait aussi président, trésorier ou candidat à une élection serait juge et partie. Sa présence au bureau n’apporterait aucune garantie supplémentaire. Le scrutateur idéal est un membre ordinaire, présent dans la salle, sans intérêt particulier dans les décisions à prendre, et suffisamment attentif pour suivre une séance entière.
Dans les petites assemblées, la fonction est parfois négligée. On estime que tout le monde voit tout, que les votes sont évidents, et qu’il n’est pas nécessaire de désigner quelqu’un pour compter. C’est vrai tant que tous les votes sont unanimes. Le jour où une résolution divise la salle, l’absence de scrutateur devient un problème : personne n’a été chargé de compter, et le résultat annoncé par le président peut être contesté sans que personne puisse le confirmer.
Qui peut être scrutateur, et où le lire
Les règles qui encadrent la désignation des scrutateurs varient selon le type de structure. Dans une association, elles figurent dans les statuts ou le règlement intérieur, quand elles existent. Beaucoup de statuts d’association n’en disent rien, et l’usage s’impose alors : l’assemblée désigne ses scrutateurs en début de séance, parmi les membres présents.
Dans une copropriété, la composition du bureau de l’assemblée générale obéit à des règles propres au statut de la copropriété. Le président de séance et le ou les scrutateurs sont élus par l’assemblée parmi les copropriétaires, et certaines personnes, comme le syndic, ne peuvent pas occuper ces fonctions. Le règlement de copropriété et les textes applicables précisent ces règles ; il vaut la peine de les relire avant chaque assemblée, parce que les contestations portant sur la composition du bureau sont fréquentes.
Dans une société, la présence de scrutateurs et leur mode de désignation dépendent de la forme sociale et des statuts. Certaines formes prévoient que les scrutateurs sont choisis parmi les associés qui détiennent le plus de droits de vote et qui acceptent la fonction. D’autres laissent toute liberté aux statuts.
Dans tous les cas, quelques principes de bon sens s’appliquent. Le scrutateur doit être présent pendant toute la séance, ou du moins pendant tous les votes. Il ne doit pas avoir d’intérêt personnel dans les décisions, en particulier quand l’assemblée vote sur sa propre situation. Et il doit accepter la fonction : on ne désigne pas un scrutateur contre son gré. Si les textes ne fixent pas le nombre de scrutateurs, deux est une bonne pratique, parce qu’ils peuvent se contrôler mutuellement.
Les désigner en début de séance
La désignation des scrutateurs est l’un des premiers actes de l’assemblée, juste après l’ouverture de la séance et souvent en même temps que celle du président et du secrétaire. Elle doit intervenir avant tout vote, puisque les scrutateurs sont précisément là pour contrôler les votes. Si elle figure à l’ordre du jour, elle y apparaît en général en tête.
La procédure est simple. Le président, ou la personne qui ouvre la séance, demande qui accepte d’être scrutateur. Des volontaires se proposent, ou le président propose des noms. L’assemblée vote ensuite sur la désignation, le plus souvent à main levée. Ce vote est en lui-même un geste de confiance : en désignant les scrutateurs, la salle accepte par avance le contrôle qu’ils exerceront.
Il est souvent utile de préparer cette désignation avant la séance. Contacter un ou deux membres respectés, connus pour leur neutralité, et leur demander s’ils accepteraient le rôle, évite le flottement du début de séance où personne n’ose se proposer. Le jour de l’assemblée, le président propose leurs noms, l’assemblée vote, et la séance commence sur une base solide.
La désignation se note au procès-verbal, avec le nom de chaque scrutateur et le résultat du vote qui les a désignés. Cette mention a une portée pratique : si un vote est contesté plus tard, on saura qui en a contrôlé le décompte.
Une fois désignés, les scrutateurs prennent place à la table du bureau, ou à proximité immédiate, avec la feuille de présence et la liste des pouvoirs sous les yeux. Le président prend quelques secondes pour leur rappeler ce qu’on attend d’eux : compter chaque vote, signaler tout écart, signer le procès-verbal à la fin. Ce rappel, fait devant la salle, a un double effet. Il prépare les scrutateurs à leur tâche, et il montre aux membres que les votes seront contrôlés, ce qui suffit souvent à apaiser les tensions avant même qu’elles ne naissent.
Le président peut aussi convenir avec eux, avant le premier vote, d’une méthode de comptage : qui compte quelle partie de la salle, comment ils se communiquent leurs chiffres, qui annonce le résultat. Dans une grande salle, deux scrutateurs qui comptent chacun une moitié et additionnent ensuite leurs chiffres vont plus vite et se trompent moins qu’un seul qui balaie toute la salle du regard.
Si un scrutateur doit quitter la séance avant la fin, l’assemblée en désigne un autre pour le remplacer, selon la même procédure, et le procès-verbal le mentionne. Un vote sans scrutateur, dans une assemblée qui en a prévu, est un vote plus fragile.
Ce qu’ils vérifient pendant l’assemblée
Le travail du scrutateur commence avant le premier vote, avec la feuille de présence. C’est elle qui établit qui est présent, qui est représenté et par qui, et combien de voix chacun détient. Le scrutateur vérifie que la feuille a été correctement tenue à l’entrée de la salle, que les pouvoirs ont été enregistrés et qu’ils sont réguliers, et que le total des présents et représentés est exact. C’est sur cette base que le quorum est constaté et que chaque majorité sera calculée.
Les pouvoirs méritent une attention particulière. Le scrutateur vérifie que chaque pouvoir est signé, qu’il désigne un mandataire qui a le droit de le recevoir, et qu’aucun mandataire ne détient plus de pouvoirs que ne l’autorisent les textes, quand une limite existe. Il vérifie aussi que les membres arrivés en retard ou partis en cours de séance sont correctement reportés sur la feuille, parce que leur présence change le nombre de voix à chaque vote.
À chaque résolution, le scrutateur compte. Dans un vote à main levée, il compte les voix pour, puis contre, puis les abstentions, en tenant compte des pouvoirs détenus par chaque votant. Si les voix sont pondérées, comme dans une copropriété où chacun vote à proportion de ses tantièmes, il compte en voix et non en têtes, ce qui suppose d’avoir la feuille de présence sous les yeux. Dans un vote à bulletin secret, il participe au dépouillement, lit les bulletins ou note les voix.
- la feuille de présence et le total des voix ;
- la régularité de chaque pouvoir ;
- les arrivées et départs en cours de séance ;
- le décompte de chaque résolution ;
- la concordance entre décompte et résultat annoncé.
Le scrutateur annonce ensuite le résultat au président, qui le proclame à l’assemblée. Cette séparation est importante : ce n’est pas le président qui compte, c’est le scrutateur. Le président proclame un résultat qu’il n’a pas lui-même établi, ce qui protège à la fois l’assemblée et le président lui-même contre tout soupçon.
Quand un scrutateur conteste un décompte
Il arrive qu’un scrutateur ne soit pas d’accord avec le résultat annoncé, ou que deux scrutateurs aient compté des chiffres différents. C’est précisément pour ces situations que la fonction existe, et elles doivent être traitées avec calme et méthode.
La première réponse est le recomptage. Le président fait refaire le vote, ou fait recompter les bulletins dans un vote secret, sous le contrôle des scrutateurs. Dans un vote à main levée, il peut demander aux votants de garder la main levée plus longtemps, ou de se lever pour faciliter le décompte. Si le recomptage confirme l’un des chiffres, le résultat est proclamé sur cette base.
Si le désaccord persiste, il doit être consigné au procès-verbal. Le scrutateur qui conteste peut demander que son observation y figure, avec le chiffre qu’il a relevé. Le président n’a pas à lui donner raison, mais il ne peut pas refuser d’inscrire l’observation. Ce désaccord consigné sera la première pièce examinée en cas de contestation ultérieure.
Quand l’écart est suffisant pour changer le résultat, le plus prudent est souvent de recourir à un autre mode de vote, plus facile à contrôler. Une résolution contestée à main levée peut être remise aux voix à bulletin secret ou par appel nominal, si les textes le permettent. Le procès-verbal explique alors pourquoi le mode de scrutin a changé.
Dans tous les cas, ce qu’il faut éviter, c’est que le désaccord soit balayé par le président au nom de l’efficacité. Un scrutateur qui conteste un décompte remplit exactement son rôle. Le faire taire revient à supprimer la garantie que l’assemblée s’était donnée en le désignant.
Le scrutateur face aux votes à distance
Les assemblées générales mêlent de plus en plus souvent des membres présents dans la salle et des membres qui participent à distance, par visioconférence ou par un outil de vote en ligne. Cette évolution change la nature du travail du scrutateur. Il ne peut plus voir toutes les mains levées, ni compter tous les bulletins tombés dans l’urne.
Pour les votes par correspondance reçus avant la séance, le scrutateur vérifie qu’ils ont été enregistrés et qu’ils sont réguliers, et il les intègre au décompte au moment de chaque résolution. Pour les participants à distance, il doit pouvoir accéder aux résultats de l’outil utilisé, ou au moins au récapitulatif qu’il produit. Un scrutateur qui ne voit qu’une partie des votes ne contrôle qu’une partie du résultat.
Le plus simple est de prévoir, avant la séance, comment le scrutateur accédera aux votes à distance. Un écran qui affiche les résultats en ligne, un accès en lecture à l’outil, ou un récapitulatif imprimé remis au bureau avant la proclamation : la solution dépend de l’outil, mais elle doit exister. Sans elle, le scrutateur signe un procès-verbal dont il n’a vérifié qu’une partie.
Ce qu’ils signent à la fin
À la fin de la séance, les scrutateurs signent les documents qui en rendent compte. Le procès-verbal, d’abord, aux côtés du président et du secrétaire. La feuille de présence, ensuite, qu’ils certifient exacte. Selon les textes applicables, d’autres pièces peuvent leur être soumises.
Leur signature n’est pas une formalité. Elle atteste que les décomptes indiqués au procès-verbal correspondent à ce qu’ils ont constaté. Un scrutateur qui signe un procès-verbal sans l’avoir relu engage sa parole sur un document qu’il ne connaît pas. Il doit donc le relire, au moins dans sa partie qui concerne les votes, avant de signer.
Si le procès-verbal est rédigé après la séance, ce qui est fréquent, les scrutateurs le relisent et le signent quand il est prêt. Il est utile qu’ils conservent leurs propres notes de décompte jusqu’à cette signature, pour pouvoir comparer.
Un scrutateur qui n’est pas d’accord avec le procès-verbal peut refuser de le signer, ou le signer en y portant une réserve. Les deux attitudes sont légitimes, et elles doivent être mentionnées. Dans la pratique, la plupart des désaccords se règlent en séance, par un recomptage ou une observation, et le procès-verbal final n’en garde que la trace.
La fonction de scrutateur est discrète, mais elle donne à chaque vote sa crédibilité, et elle repose largement sur la tenue de la feuille de présence, sans laquelle aucun décompte n’est possible. Bien choisis et bien informés, les scrutateurs font partie de ce qui garantit le déroulé d’une assemblée générale sans contestation. Teledis l’a constaté au fil des séances : là où un scrutateur compte vraiment, on discute des décisions, pas des chiffres.
Questions fréquentes
Combien faut-il de scrutateurs ?
Le nombre dépend des textes qui régissent votre assemblée. Quand ils ne disent rien, deux scrutateurs sont une bonne pratique, parce qu’ils peuvent se contrôler mutuellement et se partager le travail lors des votes serrés ou du dépouillement d’un vote à bulletin secret. Dans une très petite assemblée, un seul peut suffire.
Un membre du conseil peut-il être scrutateur ?
Les textes ne l’interdisent pas toujours, mais c’est rarement une bonne idée. Le scrutateur doit être neutre à l’égard des décisions prises, et un dirigeant est souvent directement concerné par les résolutions, en particulier par l’approbation des comptes ou l’élection du conseil. Mieux vaut choisir un membre sans fonction particulière.
Le scrutateur peut-il voter ?
Oui. Le scrutateur reste un membre de l’assemblée, et sa fonction ne le prive pas de son droit de vote. Il vote comme les autres, puis compte les voix. Il doit simplement veiller à ne pas se compter deux fois, et à ne pas oublier les pouvoirs qu’il détient éventuellement.
Que faire si aucun membre n’accepte d’être scrutateur ?
Le président peut insister en expliquant le rôle, qui est souvent mal compris et paraît plus lourd qu’il n’est. Mieux vaut avoir sollicité des volontaires avant la séance. Si personne n’accepte, la situation doit être mentionnée au procès-verbal, et le président veille à ce que les votes se déroulent de la façon la plus transparente possible.