Le rapport d’activité raconte ce que l’association a fait
Chaque année, à l’approche de l’assemblée générale, la même tâche retombe sur le bureau d’une association : préparer le rapport d’activité. Beaucoup le repoussent, parce qu’il ressemble à un devoir scolaire. C’est pourtant le document le plus lu de la séance. Les adhérents qui n’ouvrent jamais les comptes lisent le rapport d’activité, parce qu’il parle de ce qu’ils connaissent : les actions, les événements, les gens.
Le rapport d’activité est un document factuel. Il décrit ce que l’association a réalisé pendant l’exercice écoulé, au regard de son objet social : les actions menées, les publics touchés, les partenaires mobilisés, les difficultés rencontrées. Il est présenté à l’assemblée générale ordinaire, celle qui se réunit après la clôture de l’exercice pour approuver la gestion de l’année.
Son rôle est double. Vers l’intérieur, il rend compte : les dirigeants montrent aux membres ce qu’ils ont fait du mandat reçu, et les membres peuvent juger sur pièces avant de voter. Vers l’extérieur, il sert de vitrine : les financeurs, la mairie, les partenaires et les futurs bénévoles le demandent souvent, parce qu’il résume l’association mieux que n’importe quelle plaquette.
Ce double usage explique une tension qu’on retrouve dans beaucoup de rapports. Écrit pour les membres, il devient vite une liste de dates. Écrit pour les financeurs, il devient un document de communication. Le bon rapport d’activité tient les deux : il est exact, et il est lisible par quelqu’un qui n’était pas là.
Cette page explique ce qui le distingue des autres rapports, s’il est obligatoire, ce qu’il contient, comment le rédiger sans y passer des semaines, puis comment il est présenté, voté et consigné. Elle ne donne aucun modèle chiffré : les chiffres d’un rapport sont ceux de votre association, et un exemple inventé ne vous servirait à rien.
Rapport d’activité, rapport moral, rapport financier
Lors d’une assemblée générale ordinaire, trois documents se succèdent souvent, et ils se confondent facilement. Ils n’ont pourtant ni le même auteur, ni le même objet.
Le rapport moral est présenté par le président. Il porte sur le sens : la situation de l’association, les orientations suivies, la fidélité au projet associatif, les grandes décisions de l’année et la vision pour la suite. C’est un texte d’appréciation, qui engage les dirigeants.
Le rapport financier est présenté par le trésorier. Il porte sur l’argent : les comptes de l’exercice, le résultat, la situation de trésorerie, et souvent le budget prévisionnel de l’exercice suivant. Il s’appuie sur des documents comptables qui se vérifient.
Le rapport d’activité, lui, porte sur les faits. Il décrit ce qui a été fait, sans juger de l’orientation ni entrer dans les comptes. Il est souvent préparé par le secrétaire, par un salarié quand l’association en emploie, ou par plusieurs membres du bureau qui se partagent les rubriques.
Dans beaucoup de petites associations, le rapport moral et le rapport d’activité ne font qu’un. Le président présente l’année, puis enchaîne sur les perspectives, dans un seul document. Ce n’est pas une faute, à condition que les statuts n’imposent pas deux documents distincts et que l’ordre du jour annonce clairement ce qui sera soumis au vote. Ce qui compte, c’est que les membres sachent sur quoi ils votent.
Un critère simple pour les distinguer : si une phrase peut être vérifiée par une photo, une feuille de présence ou un compte rendu, elle relève du rapport d’activité. Si elle exprime un choix ou une conviction, elle relève du rapport moral. Si elle contient un montant, elle relève du rapport financier.
Est-il obligatoire ?
La loi qui encadre les associations déclarées n’impose pas, de manière générale, la rédaction d’un rapport d’activité. L’obligation, quand elle existe, vient d’ailleurs, et il faut la chercher dans trois directions.
D’abord dans les statuts. Beaucoup de statuts prévoient que l’assemblée générale ordinaire « entend les rapports sur la gestion du conseil d’administration, sur la situation financière et morale de l’association ». Si vos statuts contiennent une clause de ce type, le rapport n’est plus facultatif : il fait partie de l’ordre du jour obligatoire. Relisez l’article consacré à l’assemblée générale, et le règlement intérieur s’il en existe un.
Ensuite chez les financeurs. Une association qui reçoit une subvention publique doit en général rendre compte de l’emploi des fonds au financeur, selon les modalités prévues par la convention ou par l’arrêté d’attribution. Le dossier de demande ou de renouvellement réclame souvent le dernier rapport d’activité, parfois accompagné d’un compte rendu propre à l’action financée. Relisez votre convention : c’est elle qui fixe ce que vous devez fournir et quand.
Enfin selon le statut particulier de l’association. Certaines associations, par exemple celles qui sont reconnues d’utilité publique ou qui bénéficient de certains agréments, ont des obligations de compte rendu plus précises envers l’administration. Si c’est votre cas, les textes de votre agrément ou de vos statuts types en disent le contenu.
Même quand rien ne l’impose, le rapport d’activité reste la pièce qui permet aux membres de voter en connaissance de cause. Une assemblée qui approuve la gestion sans avoir rien entendu de l’activité vote à l’aveugle. C’est aussi la pièce qu’on vous demandera le jour où vous chercherez un partenaire. Mieux vaut l’avoir prête.
Ce qu’il contient
Il n’existe pas de plan imposé. Celui qui suit est un plan type, que la plupart des associations adaptent. Il a l’avantage de rester le même d’une année sur l’autre, ce qui facilite les comparaisons.
Une présentation courte de l’association. L’objet social, en une ou deux phrases, le territoire, la date de création si elle aide à comprendre. Le lecteur extérieur doit savoir en quelques lignes à qui il a affaire.
La vie statutaire et la gouvernance. Les réunions du bureau et du conseil d’administration, les changements dans les instances, l’assemblée générale précédente et ses décisions marquantes. C’est la partie qui montre que l’association fonctionne comme ses statuts le prévoient.
Les membres et les bénévoles. L’évolution des adhésions, l’implication des bénévoles, les salariés s’il y en a. Donnez les vrais chiffres de votre association, tirés de votre fichier d’adhérents, et jamais une estimation arrondie : un adhérent attentif connaît souvent le bon nombre.
Les actions de l’année, regroupées par axe. C’est le cœur du rapport. Pour chaque axe du projet associatif, décrivez les actions menées, le public concerné, les partenaires, et ce que l’action a produit. Une photo ou un témoignage court vaut souvent mieux qu’un long paragraphe.
Les partenaires et les soutiens, les difficultés rencontrées, puis les perspectives. Les difficultés ne sont pas un aveu d’échec : un rapport qui n’en mentionne aucune paraît arrangé. Les perspectives font le lien avec le rapport moral et avec le budget prévisionnel, sans les remplacer.
- présentation de l’association et de son objet ;
- vie statutaire et gouvernance ;
- membres, bénévoles et salariés ;
- actions de l’année, regroupées par axe ;
- partenaires, difficultés et perspectives.
Le rédiger sans y passer l’été
La plupart des rapports d’activité sont écrits dans l’urgence, quelques jours avant l’envoi des convocations, à partir de souvenirs. C’est ce qui les rend longs à écrire et pauvres à lire. La solution tient en une habitude : collecter pendant l’année, rédiger à la fin.
Collecter, c’est garder une trace de chaque action au moment où elle a lieu. Un dossier partagé suffit, avec une fiche par événement : la date, le lieu, le public, les partenaires, deux ou trois photos, une phrase sur ce qui a marché et ce qui a coincé. Les feuilles de présence et les comptes rendus de réunion y vont aussi. Celui qui organise l’action remplit la fiche le jour même. En fin d’exercice, le rédacteur n’invente plus rien : il trie.
Rédiger, c’est suivre le même plan que l’année précédente et écrire court. Un rapport d’activité n’a pas besoin d’être épais pour être sérieux. Les membres le lisent en séance ou la veille au soir : quelques pages claires valent mieux qu’un document que personne n’ouvre. Préférez les phrases simples, les verbes d’action et les intertitres explicites.
Illustrer, c’est donner à voir. Une photo par grande action, un graphique simple si vous suivez un indicateur d’une année sur l’autre, une citation d’un bénéficiaire ou d’un bénévole. Vérifiez que les personnes reconnaissables sur les photos ont accepté leur diffusion, surtout si le rapport est envoyé aux financeurs ou mis en ligne.
Faire relire, enfin. Le président vérifie la cohérence avec le rapport moral, le trésorier vérifie que les actions décrites correspondent aux dépenses du rapport financier. Une action présentée comme réalisée et qui n’apparaît nulle part dans les comptes, ou l’inverse, suscite toujours une question en séance. Mieux vaut la poser avant.
Un dernier conseil de rédaction : écrivez pour quelqu’un qui n’était pas là. Les sigles internes, les surnoms de projets et les allusions aux débats du bureau sont clairs pour vous, pas pour un nouvel adhérent ou pour l’agent d’une collectivité qui lit le dossier.
Les défauts qui affaiblissent un rapport d’activité
Certains rapports sont complets et pourtant mal reçus. Les mêmes défauts reviennent d’une association à l’autre, et ils se corrigent facilement quand on les connaît.
Le catalogue de dates. Le rapport énumère chaque réunion, chaque permanence, chaque sortie, dans l’ordre du calendrier, sans dire à quoi elles ont servi. Le lecteur se perd au bout d’une page. Regroupez par axe du projet associatif, et pour chaque axe dites ce que l’année a changé.
L’autosatisfaction. Tout s’est bien passé, chaque action a été un succès, aucun bénévole n’a manqué. Les membres présents à l’assemblée savent que ce n’est pas vrai, et le rapport perd sa crédibilité sur tout le reste. Une difficulté nommée, avec ce qu’on en a appris, rassure davantage qu’un bilan sans ombre.
Les chiffres sans source. Un nombre de participants arrondi au jugé, un public « en forte hausse » sans point de comparaison. Si un financeur ou un adhérent demande d’où vient le chiffre, il faut pouvoir montrer la feuille de présence ou le fichier. Un chiffre qu’on ne peut pas justifier se retire.
Le document qui change de forme chaque année. Un nouveau rédacteur, un nouveau plan, une nouvelle mise en page : impossible de comparer deux exercices. Gardez le même squelette, et ne modifiez que ce qui doit l’être.
L’oubli des bénévoles. Le rapport parle des actions et oublie ceux qui les ont portées. Une ligne de remerciement nominative, quand les intéressés l’acceptent, coûte peu et compte beaucoup pour ceux qui donnent leur temps.
Validation, envoi et présentation en séance
Avant l’assemblée, le rapport est validé par l’instance que prévoient les statuts, généralement le bureau ou le conseil d’administration. Cette validation se fait en réunion et se note au compte rendu. Elle évite qu’un administrateur découvre en séance un texte qu’il désapprouve, et qu’un désaccord interne s’étale devant les membres.
Le rapport est ensuite mis à disposition des membres. Le plus simple est de le joindre à la convocation, ou d’indiquer dans la convocation où le consulter. Vérifiez ce que vos statuts prévoient sur les documents à communiquer et sur le délai de communication : certains statuts l’imposent pour tous les documents soumis au vote. Un membre qui a pu lire le rapport à l’avance pose de meilleures questions, et vote plus vite.
En séance, le rapport n’est pas lu en entier. Celui qui le présente en résume les grandes lignes, illustre deux ou trois actions marquantes, mentionne les difficultés, puis ouvre la parole. Une présentation orale de quelques minutes, appuyée sur quelques photos projetées, suffit dans la plupart des associations. Le texte complet reste disponible pour qui veut le détail.
Le temps des questions est important. C’est là que les membres exercent leur contrôle. Notez les questions et les réponses données, au moins dans leur substance : elles figureront au procès-verbal, et elles éclairent le vote qui suit.
Approuver le rapport en séance et le consigner
Le rapport d’activité est généralement soumis à l’approbation de l’assemblée. Ce vote prend la forme d’une résolution, inscrite à l’ordre du jour, par exemple : « L’assemblée générale, après avoir entendu la présentation du rapport d’activité de l’exercice, l’approuve. » La majorité requise dépend de ce que prévoient vos statuts pour les décisions ordinaires : vérifiez-la sur la convocation avant la séance.
L’ordre des résolutions a son importance. On présente et on vote habituellement le rapport moral et le rapport d’activité, puis le rapport financier et l’approbation des comptes, et seulement ensuite la décision qui libère les dirigeants pour leur gestion de l’année. Cette dernière décision, quand elle est prévue, se prépare avec soin : la rédaction de la résolution de quitus et ses effets réels sont détaillés à part. Voter le quitus avant d’avoir approuvé l’activité et les comptes revient à signer avant d’avoir lu.
Le résultat du vote se consigne au procès-verbal : le texte de la résolution, le nombre de voix pour, contre et d’abstentions, et la mention de son adoption ou de son rejet. Si le rapport a été modifié en séance, à la suite d’une remarque juste, le procès-verbal le précise, et la version définitive est celle qui est archivée.
Que se passe-t-il si l’assemblée refuse d’approuver le rapport d’activité ? Juridiquement, le refus n’annule rien de ce qui a été fait. Politiquement, c’est un signal fort : les membres contestent la manière dont l’association a été conduite. Le bureau doit en tirer les conséquences, en expliquant, en corrigeant, parfois en remettant son mandat. Le procès-verbal consigne le refus tel qu’il a été exprimé, sans l’adoucir.
Une fois approuvé, le rapport d’activité se conserve avec le procès-verbal de l’assemblée. Il sert de base au rapport de l’année suivante, il accompagne les demandes de subvention, et il constitue, année après année, la mémoire de l’association. Teledis le constate dans beaucoup d’associations : un rapport bien tenu fait gagner du temps à chaque assemblée suivante, et la rubrique sur l’assemblée générale annuelle d’une association reprend les autres pièces de la séance.
Questions fréquentes
Le rapport d’activité est-il obligatoire pour une association ?
Pas de manière générale. Il le devient si vos statuts prévoient que l’assemblée générale entend un rapport sur l’activité, si une convention de subvention l’exige, ou si votre statut particulier l’impose. Même facultatif, il reste la pièce qui permet aux membres de voter en connaissance de cause.
Quelle différence entre rapport moral et rapport d’activité ?
Le rapport moral, présenté par le président, porte sur les orientations et le sens de l’action. Le rapport d’activité décrit les faits : actions, publics, partenaires. Dans les petites associations, les deux sont souvent réunis en un seul document, ce qui est admis si les statuts ne les séparent pas.
Qui rédige le rapport d’activité ?
Le plus souvent le secrétaire, un salarié ou plusieurs membres du bureau qui se partagent les rubriques. Le texte est ensuite validé par le bureau ou le conseil d’administration, selon les statuts, avant d’être présenté à l’assemblée générale.
Faut-il voter le rapport d’activité en assemblée générale ?
C’est l’usage le plus courant. La résolution d’approbation est inscrite à l’ordre du jour et se vote à la majorité prévue par les statuts. Le résultat se consigne au procès-verbal, avant le vote sur les comptes et, le cas échéant, sur le quitus.