Le syndic bénévole d’une petite copropriété s’installe un soir à la table de la cuisine pour préparer l’assemblée générale. Il a la date, la salle, une idée des résolutions. Il lui manque l’essentiel : une convocation qui tienne. Quel délai respecter, et à partir de quand le compter ? Faut-il un recommandé pour chacun, même pour le voisin de palier ? Quelles pièces joindre ? Que faire de la question qu’un copropriétaire a glissée dans la boîte aux lettres la semaine dernière ? Cette page répond à ces questions dans l’ordre où elles se posent, et donne un modèle de convocation commenté, à adapter avec les mentions propres à votre immeuble.
Le syndic bénévole convoque comme un professionnel
La première idée à écarter est celle d’une tolérance pour l’amateur. Le syndic bénévole n’est pas rémunéré, il n’a pas de carte professionnelle, il gère souvent un immeuble où tout le monde se connaît. Rien de cela ne change les règles de convocation. Elles sont les mêmes pour lui que pour un cabinet qui gère des centaines de lots, et un copropriétaire mécontent pourra contester l’assemblée sur les mêmes fondements.
La convocation est la pièce qui fonde toute la séance. Une assemblée mal convoquée peut voir ses décisions annulées, y compris celles qui ont été votées à l’unanimité des présents, parce que l’absent n’a pas été mis en mesure de venir ou de se faire représenter. Dans une petite copropriété, le risque est concret : il suffit d’un copropriétaire qui vend son lot, d’un héritier qui découvre la situation, d’un désaccord qui s’envenime.
Le syndic bénévole a pourtant un avantage sur le professionnel : il connaît les personnes. Il sait qui a déménagé, qui a vendu, qui est en indivision avec un frère. Cette connaissance doit passer dans la liste des destinataires, qui est la première pièce à vérifier. Chaque lot a un ou plusieurs propriétaires, et chacun doit être convoqué à la bonne adresse, celle qu’il a notifiée au syndic.
Le règlement de copropriété est le deuxième document à relire avant d’écrire une ligne. Il peut contenir des stipulations sur le lieu de l’assemblée, sur le délai, sur la forme des convocations. Les textes qui régissent la copropriété fixent un cadre minimal ; le règlement peut aller au-delà, jamais en deçà. Ce que le règlement ajoute s’impose au syndic comme le reste.
Le délai de convocation : où il se lit et comment le compter
Le délai minimal entre la convocation et la tenue de l’assemblée est fixé par le décret qui organise la copropriété. Il vaut pour toutes les copropriétés, sauf stipulation plus longue du règlement de copropriété. Ce délai se vérifie sur le texte en vigueur au moment où vous convoquez, et non sur la convocation de l’an passé, qui a pu être établie sous une version antérieure ou avec une marge d’erreur que personne n’a relevée.
La difficulté tient moins au délai lui-même qu’à son point de départ. Pour une lettre recommandée, le délai court à partir du lendemain de la première présentation de la lettre au domicile du destinataire. Pas à partir de la date d’envoi, pas à partir de la date où le copropriétaire est allé chercher la lettre au bureau de poste. Une lettre postée tard, présentée tard, réduit d’autant le délai réel.
La méthode prudente consiste à raisonner à rebours. Partez de la date de l’assemblée, retirez le délai réglementaire, puis retirez encore une marge pour l’acheminement du courrier et pour un éventuel incident. La date obtenue est la date limite d’envoi, et il vaut mieux poster avant. Une convocation reçue en avance ne pose aucun problème ; une convocation reçue en retard en pose un, et il est irrattrapable.
Le cas de l’urgence existe, mais il est étroit. Les textes prévoient la possibilité d’un délai réduit dans des situations particulières, et cette possibilité ne se présume pas. Un syndic bénévole qui envisage de convoquer en urgence vérifie d’abord que la situation entre bien dans les cas prévus, et la convocation doit alors le justifier. Dans le doute, un conseil juridique vaut mieux qu’une assemblée annulable.
Envoyer la convocation : les modes valables
La forme de l’envoi compte autant que le délai, parce qu’elle permet de prouver la date de présentation. Trois modes sont admis pour convoquer les copropriétaires :
- la lettre recommandée avec demande d’avis de réception, le mode classique ;
- la remise en main propre contre récépissé ou émargement, qui suppose une liste signée par chaque destinataire ;
- la voie électronique, par lettre recommandée électronique, pour les copropriétaires qui l’ont expressément acceptée.
La remise en main propre est tentante dans une petite copropriété : on se croise dans l’escalier, on tend l’enveloppe. Elle n’est valable que si le copropriétaire signe un document qui atteste la date de remise. Sans signature, il n’existe aucune preuve, et la remise ne vaut rien en cas de contestation. Le syndic prépare donc une feuille d’émargement, avec le nom de chaque destinataire, la date et la signature, et la conserve dans le dossier de l’assemblée.
La voie électronique exige un accord préalable et écrit du copropriétaire. Un simple courriel ne suffit pas, et un copropriétaire qui n’a pas donné son accord doit recevoir sa convocation par l’un des deux autres modes. Le syndic tient la liste des accords, avec leur date, et la met à jour quand un copropriétaire le retire.
Les lots en indivision et les lots démembrés demandent une attention particulière. Les indivisaires désignent en principe un mandataire commun, à qui la convocation est adressée ; à défaut, la règle applicable se lit dans les textes et le règlement. Pour un lot en usufruit, la répartition entre usufruitier et nu-propriétaire se vérifie aussi. Dans le doute, convoquer chacun des intéressés coûte un envoi de plus et évite une contestation.
Modèle de convocation d’assemblée générale de copropriété
Le modèle ci-dessous suit l’ordre des mentions utiles. Les éléments entre crochets sont à compléter. Il ne contient aucune majorité ni aucun délai chiffré : ces éléments se lisent dans les textes et le règlement de copropriété, et chaque résolution doit indiquer la majorité qui la concerne.
En-tête. « Syndicat des copropriétaires de l’immeuble situé [adresse complète de l’immeuble]. Syndic bénévole : [nom et prénom], [adresse de correspondance]. À l’attention de [nom et prénom du copropriétaire], propriétaire du lot [désignation du lot]. »
Objet et convocation. « Objet : convocation à l’assemblée générale [ordinaire ou extraordinaire] des copropriétaires. Madame, Monsieur, en ma qualité de syndic bénévole, je vous prie de bien vouloir assister à l’assemblée générale des copropriétaires qui se tiendra le [date], à [heure], à l’adresse suivante : [lieu précis de la réunion]. »
Ordre du jour. « L’assemblée sera appelée à délibérer sur l’ordre du jour suivant : élection du président de séance, du ou des scrutateurs et du secrétaire de séance ; approbation des comptes de l’exercice clos le [date de clôture] ; vote du budget prévisionnel de l’exercice suivant ; [autres questions, chacune numérotée et accompagnée de son projet de résolution et de la majorité applicable] ; questions diverses sans vote. »
Représentation et vote à distance. « Si vous ne pouvez pas assister à l’assemblée, vous pouvez vous faire représenter par un mandataire de votre choix, muni d’un pouvoir écrit, dans les limites fixées par les textes, ou voter par correspondance au moyen du formulaire joint, à retourner au syndic avant la date indiquée sur ce formulaire. »
Pièces jointes et signature. « Vous trouverez ci-joint les documents nécessaires à la validité des délibérations : [liste des pièces]. Les pièces justificatives des charges sont consultables [lieu et modalités de consultation]. Fait à [ville], le [date]. Le syndic bénévole, [signature]. »
Ce modèle couvre les mentions propres à la copropriété et au syndic bénévole. Les règles qui valent pour toute convocation, quelle que soit la structure, sont détaillées dans notre page sur le contenu général d’une convocation : précision de l’ordre du jour, lieu identifiable, signature de la personne habilitée.
Les pièces à joindre
La convocation seule ne suffit pas. Pour que les copropriétaires puissent voter en connaissance de cause, les textes imposent de joindre certains documents, faute de quoi les décisions correspondantes peuvent être contestées. La liste dépend des questions inscrites à l’ordre du jour.
Pour l’approbation des comptes et le vote du budget, le syndic joint les états financiers de l’exercice écoulé et le projet de budget prévisionnel, présentés selon les modèles réglementaires. C’est souvent la partie la plus lourde pour un syndic bénévole, qui tient une comptabilité simplifiée et doit la mettre en forme. Ce travail se prépare plusieurs semaines avant l’envoi, pas la veille.
Pour toute question qui appelle un vote, le syndic joint le projet de résolution. Pour les travaux, il joint les devis ou les conditions essentielles des marchés, et, le cas échéant, l’avis du conseil syndical. Pour la désignation ou le renouvellement du syndic, il joint le projet de contrat, même quand le syndic est bénévole : les conditions de son mandat doivent être connues de tous.
Le formulaire de vote par correspondance figure aussi parmi les pièces à joindre, selon le modèle fixé par les textes. Il reprend chaque résolution et permet au copropriétaire de voter pour, contre ou de s’abstenir sans se déplacer. Le syndic indique sur le formulaire la date limite à laquelle il doit le recevoir, et il en conserve chaque exemplaire reçu.
Une erreur fréquente consiste à annoncer que les pièces seront « présentées en séance ». Une pièce nécessaire à la validité d’une décision doit être jointe à la convocation, et non découverte le jour de l’assemblée. Les justificatifs de charges sont un cas à part : ils se consultent à un moment et dans des conditions que la convocation précise.
Les questions ajoutées par les copropriétaires
Tout copropriétaire peut demander l’inscription d’une question à l’ordre du jour. La demande se fait par écrit, adressée au syndic, et elle est accompagnée d’un projet de résolution quand la question appelle un vote. Le syndic n’a pas à juger de l’opportunité de la question : s’il reçoit la demande dans les formes, il l’inscrit.
Le moment de la demande décide de l’assemblée concernée. Une demande reçue avant l’envoi de la convocation est inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée qui se prépare. Une demande reçue après l’envoi est en principe inscrite à l’assemblée suivante, sauf si le syndic peut encore la notifier à tous les copropriétaires dans le respect du délai de convocation. Le syndic bénévole qui hésite applique la règle simple : une question qui n’a pas été notifiée à tous dans les formes ne se vote pas.
La question glissée dans la boîte aux lettres, sans projet de résolution, mérite une réponse écrite. Le syndic accuse réception, indique à quelle assemblée la question sera inscrite et rappelle qu’un projet de résolution est nécessaire pour un vote. Cet échange écrit, conservé dans le dossier, évite qu’un copropriétaire reproche plus tard au syndic d’avoir écarté sa demande.
Les questions diverses posées en fin de séance ne donnent lieu à aucun vote. Elles servent à échanger, à informer, à préparer une inscription pour la prochaine assemblée. Le président de séance qui laisserait voter une question diverse exposerait cette décision à l’annulation.
Les erreurs qui exposent l’assemblée à l’annulation
Quelques défauts reviennent dans presque tous les litiges de convocation. Ils sont tous évitables par une relecture méthodique avant l’envoi.
L’oubli d’un copropriétaire vient en tête. Un lot vendu récemment, dont le nouveau propriétaire n’a pas encore été enregistré, un héritier inconnu, un indivisaire oublié. La liste des destinataires se vérifie contre le dernier état connu des propriétaires, en tenant compte des mutations notifiées par les notaires.
Le délai manqué vient ensuite, presque toujours parce que le point de départ a été mal compris. La méthode à rebours, avec une marge, règle la question. Le syndic conserve les avis de réception, qui prouvent la date de présentation, et les classe dans le dossier de l’assemblée.
La question votée sans figurer à l’ordre du jour est le troisième défaut. L’assemblée ne peut délibérer que sur les questions inscrites. Une décision prise sur un point ajouté en séance reste contestable, même si tous les présents étaient d’accord, parce que les absents n’ont pas pu se prononcer.
Les pièces manquantes ferment la liste. Un budget voté sans que le projet ait été joint, des travaux décidés sans devis communiqué : la décision concernée devient fragile. Une fiche de contrôle, cochée pièce par pièce au moment de la mise sous pli, suffit à éviter l’oubli. Chez Teledis, nous conseillons au syndic bénévole de garder cette fiche avec les avis de réception et la feuille d’émargement : c’est le dossier qui prouve, si un jour on le lui demande, que l’assemblée a été convoquée dans les règles. Les autres étapes de la séance sont réunies dans notre rubrique sur la tenue des assemblées de copropriété.
Questions fréquentes
Un syndic bénévole peut-il convoquer par simple courriel ?
Non, sauf accord exprès et préalable du copropriétaire pour recevoir ses convocations par voie électronique, et à condition d’utiliser une lettre recommandée électronique. Un courriel ordinaire ne prouve ni l’envoi ni la date de présentation. Pour les copropriétaires qui n’ont pas donné leur accord, la lettre recommandée avec avis de réception ou la remise contre émargement restent nécessaires.
À partir de quand se compte le délai de convocation ?
Pour une lettre recommandée, le délai court à partir du lendemain de la première présentation de la lettre au domicile du destinataire. La date d’envoi ne compte pas. Le plus sûr est de raisonner à rebours depuis la date de l’assemblée, en ajoutant une marge pour l’acheminement.
Qui convoque l’assemblée s’il n’y a plus de syndic ?
Les textes prévoient des solutions selon les situations : convocation par le président du conseil syndical lorsque le syndic, mis en demeure, ne convoque pas, ou désignation par le juge lorsque la copropriété n’a plus de syndic du tout. La procédure exacte dépend du cas, et un professionnel du droit permet de choisir la bonne voie avant d’envoyer quoi que ce soit.
Peut-on ajouter une question après l’envoi des convocations ?
Seulement si la question complémentaire peut encore être notifiée à tous les copropriétaires dans le respect du délai de convocation, avec son projet de résolution. Sinon, elle est inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée suivante. Une question qui n’a pas été notifiée à tous ne doit pas être soumise au vote.