La seule assemblée sans statuts en vigueur
Un groupe d’amis, de voisins ou de professionnels a décidé de créer une association. Le projet est prêt, les idées sont claires, l’enthousiasme est là. Reste une étape que beaucoup abordent comme une formalité : l’assemblée générale constitutive. C’est pourtant la réunion la plus singulière que l’association tiendra jamais, et celle dont les erreurs se paient le plus longtemps.
Sa particularité tient en une idée. Toutes les assemblées générales suivantes fonctionneront selon des statuts qui fixeront qui vote, comment, avec quel quorum et quelle majorité. L’assemblée constitutive, elle, se tient avant que ces statuts existent. Elle ne peut pas s’appuyer sur eux, puisque c’est précisément elle qui va les adopter.
On vote les règles avant d’en dépendre. Cette situation crée une difficulté que les assemblées ordinaires ne connaissent pas. Personne n’est encore membre au sens des statuts. Aucun quorum n’est défini. Aucune majorité n’est fixée. Les participants inventent, pour cette seule réunion, la manière de décider ensemble.
En pratique, la règle la plus simple s’impose. Les fondateurs présents décident ensemble, en général à la majorité, sur le déroulement de la séance, puis adoptent les statuts. À partir de ce moment, les statuts s’appliquent, et les décisions suivantes, comme l’élection des premiers dirigeants, peuvent se prendre selon les règles qu’ils viennent d’adopter.
Cette bascule, au milieu de la séance, mérite d’être consignée. Le procès-verbal indique le moment où les statuts ont été adoptés, et précise que les décisions suivantes ont été prises selon leurs règles. Ce détail paraît superflu. Il répond d’avance à une question qui peut se poser des années plus tard, quand un désaccord survient sur la validité d’une décision fondatrice.
L’assemblée constitutive a une autre particularité. Elle produit les documents qui permettront à l’association d’exister juridiquement : statuts adoptés, procès-verbal, liste des dirigeants. Pour une association déclarée, ces documents servent à la déclaration auprès de l’administration. Une erreur dans leur rédaction retarde la déclaration, ou oblige à réunir à nouveau les fondateurs.
Créer une association par une assemblée constitutive demande donc un peu de préparation. Pas une procédure lourde, mais une séance organisée, un projet de statuts circulé à l’avance, et une idée claire des documents qu’on doit en sortir.
Qui convoque et qui vote
Personne n’a qualité pour convoquer une assemblée constitutive au sens où les statuts désignent l’organe qui convoque les assemblées suivantes. Ce sont les fondateurs, ou l’un d’eux au nom de tous, qui invitent les personnes intéressées. L’invitation n’obéit à aucune forme imposée, mais elle gagne à être écrite et datée.
Une invitation écrite présente plusieurs avantages. Elle fixe la date, l’heure et le lieu. Elle annonce l’ordre du jour : adoption des statuts, élection des premiers dirigeants, questions pratiques. Elle permet de joindre le projet de statuts. Et elle laisse une trace de qui a été invité, utile si l’on doit plus tard établir qui a participé à la fondation. Les principes qui guident la convocation d’une assemblée ordinaire s’appliquent largement ici, même en l’absence de statuts.
La question de qui vote est plus délicate. Les fondateurs votent, c’est l’évidence. Mais d’autres personnes peuvent être présentes : futurs membres intéressés par le projet, sympathisants venus écouter, représentants d’une collectivité ou d’un partenaire. Leur statut doit être clarifié au début de la séance.
La solution la plus claire consiste à distinguer, dès l’ouverture, les fondateurs qui participent aux votes et les autres participants qui assistent sans voter. Les fondateurs sont ceux qui adoptent les statuts et deviennent ainsi les premiers membres. Les autres pourront adhérer ensuite, selon les règles que les statuts auront fixées.
Garder la trace de qui était là est indispensable. Une feuille de présence, signée par chaque participant, avec une mention indiquant s’il est fondateur ou simple participant, constitue la base du procès-verbal. Elle prouve qui a adopté les statuts et qui a élu les premiers dirigeants.
Un nombre minimal de fondateurs est parfois exigé par le texte applicable à la forme de la structure. Pour une association déclarée, vérifiez ce que prévoit la réglementation. Pour d’autres formes, comme une société ou une coopérative, les exigences diffèrent. Lisez le texte qui régit la structure que vous créez avant de fixer la date de l’assemblée.
Le déroulé type, point par point
L’ouverture de la séance commence par la désignation d’un président de séance et d’un secrétaire de séance. Le président conduit les débats, donne la parole, met les résolutions aux voix. Le secrétaire prend les notes qui serviront au procès-verbal. Ces deux rôles s’attribuent à main levée, au début de la réunion, avec l’accord des fondateurs présents.
Le président de séance rappelle ensuite l’objet de la réunion et l’ordre du jour. Il vérifie la présence des fondateurs, fait signer la feuille de présence, et annonce comment les décisions seront prises : en général à la majorité des fondateurs présents, sauf si les participants décident d’une autre règle.
La lecture et l’adoption des statuts constituent le cœur de la séance. Le président présente le projet, article par article ou par grandes parties. Les fondateurs posent leurs questions, proposent des modifications, et votent. Deux méthodes existent : adopter les statuts en bloc, par un vote unique sur l’ensemble du texte, ou les adopter article par article, puis voter sur l’ensemble. La première est plus rapide. La seconde permet de trancher les points de désaccord un par un.
Une fois les statuts adoptés, l’assemblée passe à l’élection des premiers dirigeants, selon les règles que les statuts viennent de fixer. Si les statuts prévoient un conseil d’administration qui élit ensuite le bureau, l’assemblée élit d’abord le conseil, qui se réunit immédiatement après, ou lors d’une réunion ultérieure, pour désigner le président, le trésorier et le secrétaire.
La fixation de la cotisation suit, si les statuts renvoient à l’assemblée le soin d’en fixer le montant. L’assemblée vote la cotisation pour la première année, et le procès-verbal consigne le montant retenu.
Le mandat pour les formalités termine souvent la séance. L’assemblée désigne une personne, en général le président élu, chargée d’accomplir les démarches de déclaration et d’ouverture de compte. Ce mandat, consigné au procès-verbal, permet à cette personne d’agir au nom de l’association naissante.
Le déroulement d’une assemblée constitutive peut enfin inclure des points pratiques : présentation du projet associatif, premières orientations, calendrier des premières actions. Ces points d’information ne demandent pas de vote. Placez-les après les décisions, pour que la séance ne s’enlise pas avant l’essentiel.
Prévoyez la durée de la séance. Une assemblée constitutive bien préparée se tient dans une soirée. Mal préparée, elle déborde, et les derniers points se traitent à la hâte devant des fondateurs fatigués. Annoncez une heure de fin dans l’invitation, et construisez l’ordre du jour pour la tenir. Les discussions sur le projet associatif, passionnantes, trouveront leur place lors des réunions suivantes.
Voter les statuts sans s’enliser
Le risque principal d’une assemblée constitutive est de réécrire les statuts en séance. Chaque fondateur a son idée sur telle ou telle clause, chacun propose une formulation, et la discussion s’étire sur des heures. À la fin, le texte adopté est un patchwork de compromis, parfois incohérent, et les participants sortent épuisés.
La prévention passe par la préparation. Un projet de statuts, rédigé par quelques fondateurs, circule à l’avance parmi tous les participants. Chacun le lit, envoie ses remarques par écrit, et les rédacteurs intègrent celles qui font consensus. Le texte qui arrive en séance a déjà été discuté. Les points de désaccord restants sont identifiés et peu nombreux.
En séance, le président de séance concentre les débats sur ces points. Il présente rapidement les articles qui n’ont soulevé aucune objection, et ouvre la discussion sur ceux qui en ont soulevé. Pour chaque point de désaccord, il fait voter entre les formulations proposées. Le reste du texte s’adopte sans débat.
Amender en séance reste possible. Une correction de forme, une précision utile, une clarification demandée par un fondateur peuvent être intégrées au texte. Le secrétaire note chaque amendement adopté, et le texte final en tient compte. Mieux vaut toutefois limiter les amendements aux points identifiés à l’avance.
Reporter est parfois la meilleure solution. Si un désaccord de fond persiste sur une clause importante, et que la discussion ne converge pas, l’assemblée peut décider de suspendre l’adoption, de retravailler la clause, et de se réunir à nouveau. Un report vaut mieux qu’un compromis bancal adopté à la hâte, qui posera problème à la première difficulté.
Les modèles de statuts disponibles aident à démarrer, à condition de les adapter. Un modèle générique ne connaît ni votre projet, ni votre mode de fonctionnement. Il donne une structure, que les fondateurs doivent remplir avec leurs propres choix : composition des organes, règles de vote, conditions d’adhésion, durée des mandats.
Relisez le texte final avant la fin de la séance. Le secrétaire donne lecture des articles amendés dans leur rédaction définitive, et les fondateurs confirment qu’elle correspond à ce qu’ils ont voté. Cette relecture évite les écarts entre le vote et le texte déposé, qui sont une source fréquente de désaccord quelques mois plus tard, quand on relit les statuts pour trancher une question.
Élire les premiers dirigeants
L’élection des premiers dirigeants suit les règles que les statuts viennent d’adopter. Les statuts disent qui élit, pour quelle durée, selon quel mode de scrutin. L’assemblée les applique immédiatement. C’est souvent le premier test des règles qu’on vient de voter.
Les candidatures se recueillent en séance, ou ont été préparées à l’avance entre les fondateurs. Dans beaucoup d’associations naissantes, les rôles sont déjà répartis de fait : celui qui a porté le projet prend la présidence, celui qui s’y connaît en comptes prend la trésorerie. L’élection formalise cette répartition. Elle reste un vote, et chaque candidat doit être élu selon les règles prévues.
Le mode de scrutin choisi par l’assemblée, si les statuts ne l’imposent pas, se décide avant l’élection. Main levée ou bulletin secret, élection poste par poste ou d’une liste complète. Dans une assemblée constitutive où les fondateurs se connaissent et s’accordent, la main levée suffit souvent. Le bulletin secret s’impose si plusieurs candidats se présentent pour un même poste.
L’acceptation des fonctions par chaque élu se consigne au procès-verbal. Elle se fait oralement en séance, et peut être complétée par une acceptation écrite. Cette acceptation est indispensable : un dirigeant élu qui n’a pas accepté ne peut pas agir au nom de l’association.
Vérifiez aussi que chaque élu remplit les conditions prévues par les statuts : âge, qualité de membre, absence d’incompatibilité. Une erreur à ce stade oblige à reprendre l’élection plus tard.
Pensez au premier conseil ou au premier bureau. Si les statuts prévoient que le conseil d’administration désigne le bureau, cette réunion peut se tenir immédiatement après l’assemblée, avec les administrateurs qui viennent d’être élus. Elle fait l’objet d’un procès-verbal distinct. Tenir les deux le même jour évite de réunir à nouveau les fondateurs, et permet de déposer un dossier complet.
Les documents à produire
Le procès-verbal de l’assemblée générale constitutive d’une association est le document central. Il indique la date, l’heure et le lieu de la réunion, le nom du président et du secrétaire de séance, la liste des fondateurs présents. Il rapporte l’adoption des statuts, l’élection des premiers dirigeants avec leurs fonctions, et les autres décisions prises. Il est signé par le président et le secrétaire de séance.
Les statuts adoptés, dans leur version définitive, intégrant les amendements votés en séance, constituent le deuxième document. Ils sont datés et signés, selon les usages, par les fondateurs ou par plusieurs dirigeants. Conservez un exemplaire original avec le procès-verbal.
La liste des dirigeants, avec leurs noms, fonctions, adresses et autres informations demandées, complète le dossier. Pour une association déclarée, c’est l’un des éléments demandés au moment de la déclaration. Les informations exactes à fournir se lisent sur le formulaire de déclaration ou dans la réglementation applicable.
La déclaration elle-même se fait auprès de l’administration compétente, selon les modalités prévues. Elle n’est pas toujours obligatoire pour qu’une association existe, mais elle est nécessaire pour que l’association acquière la capacité juridique d’agir : ouvrir un compte, signer un contrat, recevoir des subventions. Les pièces à fournir et les démarches à accomplir se vérifient sur le site de l’administration au moment de la déclaration.
Rassemblez tous ces documents dans un dossier unique, le premier du registre de l’association. Il servira de référence pour toutes les démarches futures, et prouvera la régularité de la fondation si elle est un jour contestée.
Ces premières étapes s’inscrivent dans la vie des assemblées générales d’association, dont la constitutive est la toute première. C’est ce que Teledis décrit pour ceux qui fondent et font vivre ces structures.
Ouvrez enfin le registre des délibérations dès la fondation. Le procès-verbal de l’assemblée constitutive en sera la première page. Les procès-verbaux des assemblées et des conseils suivants s’y ajouteront au fil des années. Ce registre, tenu avec régularité dès le départ, devient la mémoire de l’association. Il évite de reconstituer l’histoire des décisions à partir de courriels dispersés, le jour où l’on en a besoin.
Questions fréquentes
Faut-il un nombre minimal de fondateurs ?
Cela dépend de la forme de la structure et du texte qui la régit. Pour une association déclarée, vérifiez ce que prévoit la réglementation applicable. Pour une société ou une coopérative, les exigences diffèrent. Lisez le texte qui régit la forme que vous créez avant de réunir l’assemblée, pour ne pas découvrir une condition manquante au moment de la déclaration.
Peut-on tenir une assemblée constitutive à distance ?
C’est possible, à condition de pouvoir prouver qui a participé et comment chacun a voté. Une visioconférence avec feuille de présence tenue par le secrétaire, votes exprimés individuellement et consignés au procès-verbal, peut convenir. Les signatures des statuts et du procès-verbal se recueillent ensuite, par voie électronique ou par courrier.
Qui signe les statuts ?
L’usage varie selon les structures et les textes applicables. Pour une association, les statuts sont souvent signés par plusieurs dirigeants élus, parfois par tous les fondateurs. Vérifiez ce que demande l’administration au moment de la déclaration, et signez en conséquence. Chaque exemplaire original porte les mêmes signatures.
Le procès-verbal constitutif doit-il être déposé ?
Pour une association déclarée, il fait souvent partie des pièces demandées ou recommandées au moment de la déclaration, selon la réglementation en vigueur. Même lorsqu’il n’est pas demandé, conservez-le soigneusement avec les statuts originaux. Il prouve la régularité de la fondation, et les banques ou partenaires le demandent souvent.